Modelo de orçamento de serviço grátis: como fazer e enviar em PDF

O cliente pede um preço e você responde: ‘Faço por R$ 800’. A conversa parece resolvida, até aparecerem as dúvidas: inclui material? Quantas visitas? Quando termina? Sem essas respostas, fica difícil comparar propostas e saber o que foi combinado. Um orçamento organizado transforma a conversa em uma decisão que as duas partes conseguem entender.

Este guia foi preparado para autônomos, MEI e pequenos prestadores que precisam apresentar seu trabalho com clareza. Você pode aproveitar o modelo em um editor de texto, numa planilha ou no celular. Os valores dos exemplos são simulações didáticas: não representam uma tabela de mercado nem um preço recomendado para a sua profissão.

Modelo de orçamento de serviço pronto para copiar

Copie a estrutura abaixo e substitua os campos entre colchetes. Antes de enviar, remova qualquer opção que não se aplique ao trabalho. Se o serviço tiver vários itens, acrescente uma linha para cada entrega ou material. Guarde uma versão editável para ajustes e exporte a versão enviada em PDF.

• ORÇAMENTO Nº [número] — Emitido em [data].
• Prestador: [nome ou negócio], [identificação pertinente] e [telefone ou e-mail].
• Cliente: [nome], [contato] e [local de execução, quando necessário].
• Serviço: [resultado contratado, área atendida ou entregáveis].
• Item 1: [descrição] — [quantidade e unidade] × R$ [valor unitário] = R$ [subtotal].
• Item 2: [descrição] — [quantidade e unidade] × R$ [valor unitário] = R$ [subtotal].
• Materiais e equipamentos: [itens, valores e responsável pelo fornecimento].
• Deslocamento ou outros custos previstos: [descrição e valor, se houver].
• Desconto: R$ [valor, se houver]. TOTAL: R$ [soma final].
• Pagamento: [forma, parcelas, valores e vencimentos].
• Execução: início em [data] e término previsto em [data].
• Validade da proposta: [prazo contado do recebimento ou data explicitamente combinada].
• Incluído: [atividades, revisões, visitas e entregas previstas].
• Fora do escopo: [atividades que exigem novo orçamento].
• Aprovação: [como o cliente confirma a versão e as condições].

Não sabe por onde começar a descrição? Use a frase: ‘Realização de [atividade] em [local ou objeto], incluindo [entregas] e excluindo [limites]’. Para um reparo, informe o equipamento e o problema identificado. Para um serviço digital, descreva os arquivos, a quantidade de entregas e as revisões previstas. Isso é mais útil que uma linha genérica chamada ‘serviços diversos’.

Exemplo preenchido: orçamento de pintura residencial

Imagine uma pintura de 40 m² de paredes internas. O exemplo considera preparação leve, aplicação de tinta e proteção do ambiente. Tanto o profissional quanto a cliente são fictícios. As condições do imóvel, a cobertura da tinta e a necessidade de reparos precisam ser avaliadas no trabalho real antes de definir quantidade, material e preço.

Prestador: Pintura Exemplo. Cliente: Ana Exemplo. Materiais: tinta fornecida pela cliente; consumíveis de proteção incluídos no item de proteção. Escopo: paredes indicadas na vistoria, preparação leve e duas demãos, conforme avaliação da superfície. Não inclui teto, portas, tratamento de infiltração ou reparos estruturais. Início: 20/10/2026. Término previsto: 22/10/2026, nas condições avaliadas.

Pagamento simulado: R$ 528,00 na etapa inicial combinada e R$ 792,00 na conclusão. A soma corresponde ao total, sem cobrança adicional oculta. Validade: 10 dias contados do recebimento. Se a vistoria indicar outro serviço, apresente os novos itens e obtenha aprovação antes de executar. Para adaptar a estrutura, abra o modelo de orçamento de pintura e informe seus próprios valores.

O que não pode faltar em um orçamento profissional

Um documento profissional permite responder cinco perguntas sem voltar à conversa: quem vai executar, o que será entregue, quanto custa, quando acontece e como pagar. Número e data ajudam a localizar a proposta. A identificação das partes evita confusão entre clientes com nomes parecidos. Informe os dados necessários ao atendimento, sem pedir documentos ou informações pessoais sem finalidade.

Como calcular o preço do serviço sem confundir receita e lucro

Comece pelo trabalho necessário, não pelo valor que imagina que o cliente aceitará. Liste tempo de execução, materiais, deslocamento e participação dos custos do negócio. Considere também preparação e atividades administrativas. Receber R$ 1.000 não significa lucrar R$ 1.000: parte desse dinheiro paga a realização do serviço e a estrutura que permite continuar atendendo.

O Sebrae orienta considerar custos diretos, despesas variáveis, despesas fixas e lucro na formação do preço, junto com as condições do mercado. Use esse princípio para organizar seus números. Copiar o preço de um concorrente não mostra se o seu trabalho é viável; uma empresa pode ter equipe, produtividade e custos diferentes dos seus.

Passo 1: estime uma base de custo por hora

Como exercício, suponha que remuneração do profissional e despesas fixas somem R$ 4.000 no mês, com 80 horas disponíveis para serviços faturáveis. A base seria R$ 4.000 ÷ 80 = R$ 50 por hora. Ela ainda não é o preço de venda completo. Evite dividir por todas as horas do calendário: visitas comerciais, compras e organização também consomem tempo.

Passo 2: reúna os custos do trabalho específico

Separe o que já entrou na base por hora para não contar duas vezes. Se combustível estiver no custo do deslocamento, por exemplo, não adicione o mesmo gasto novamente como material. Confirme as compras necessárias e estime perdas com base no serviço, em vez de acrescentar um percentual sem critério.

Passo 3: entenda margem sobre a venda

Em uma simulação simplificada, custos de R$ 640 e margem desejada de 20% sobre a venda resultam em preço de R$ 640 ÷ (1 − 0,20) = R$ 800. Sobram R$ 160, equivalentes a 20% de R$ 800. Acrescentar 20% ao custo produziria R$ 768: a diferença de R$ 128 seria 16,67% da venda, não 20%.

Esse exercício não inclui tributos, tarifas ou comissões variáveis. Quando existirem percentuais sobre a venda, eles também precisam entrar no cálculo, sem repetir valores já contabilizados. Confirme o tratamento aplicável ao seu negócio com seu contador. Depois confronte o preço com escopo, capacidade de entrega e mercado. Para estimar o tempo, consulte a calculadora de valor da hora.

Veja o efeito de um desconto nesse mesmo exemplo: reduzir R$ 800 em 10% leva o preço a R$ 720. Com os custos mantidos em R$ 640, a diferença cai de R$ 160 para R$ 80, metade do resultado anterior. Antes de oferecer um abatimento, calcule o valor que sobra. Um desconto pequeno para o cliente pode consumir uma parte grande da sua margem.

Como descrever o escopo para evitar retrabalho

Escopo é o limite do trabalho contratado. ‘Manutenção elétrica’ é amplo. ‘Substituição de três tomadas nos pontos identificados, com teste de funcionamento’ permite entender a entrega. Não prometa resolver situações que você ainda não avaliou. Se o diagnóstico depender de visita, explique o que será verificado e se há um preço previamente combinado para essa etapa.

Nos serviços criativos, delimite quantidade e formato: dez peças estáticas, uma rodada de revisão e entrega dos arquivos finais definidos. Na limpeza, indique os ambientes e as tarefas. Diferencie ajustes previstos de uma nova demanda. Quando o cliente solicitar algo adicional, descreva a alteração e o impacto no preço e prazo antes de seguir.

Prazo de execução e validade do orçamento são diferentes

Execução informa quando o serviço começa e termina. Validade informa até quando as condições da proposta ficam disponíveis para aprovação. Evite escrever apenas ‘prazo: 10 dias’, porque o cliente pode interpretar isso como duração do trabalho. Use campos separados e registre dependências, como acesso ao imóvel ou recebimento de informações necessárias.

Nas relações de consumo, o artigo 40 do Código de Defesa do Consumidor prevê orçamento prévio com mão de obra, materiais e equipamentos, pagamento e datas de início e término. Sem estipulação diferente, o valor vale por 10 dias após o recebimento. Depois da aprovação, alterações dependem de negociação entre as partes. A fonte oficial está ao final do artigo; situações específicas podem exigir orientação jurídica.

Como fazer um orçamento em PDF pelo celular

O PDF ajuda a manter a apresentação do documento ao compartilhar. Antes de gerar o arquivo, confirme os dados e as quantidades; um visual organizado não corrige um cálculo errado. No gerador de orçamento grátis do Mandô, o preenchimento funciona pelo navegador, inclusive no celular, e o PDF público pode ser baixado sem criar uma conta.

1. 1Informe seu nome ou negócio e identifique o cliente.
2. 2Adicione cada item com descrição, quantidade e preço unitário.
3. 3Registre escopo, materiais, pagamento e datas nas condições do serviço.
4. 4Confira a soma e baixe o PDF. Abra o arquivo para revisar antes do envio.
5. 5Anexe o documento no WhatsApp e escreva uma mensagem que explique o próximo passo.

Adapte o modelo à sua profissão

A estrutura principal se repete, mas a unidade de cobrança e os limites mudam. Não use ‘unidade’ para tudo se o cliente precisa entender área, horas ou visitas. Os modelos por profissão do Mandô sugerem itens e condições para começar; os preços ficam por sua conta, conforme o trabalho avaliado.

• Pintura: área, preparação, demãos, material e superfícies excluídas.
• Eletricista: pontos ou intervenções, peças e avaliação necessária.
• Encanador: reparo identificado, acesso ao ponto e materiais.
• Pedreiro: etapas, medidas, mão de obra e fornecimento de material.
• Diarista: ambientes, duração combinada e tarefas incluídas.
• Social media: peças, canais, revisões e período do atendimento.

Word, Excel ou aplicativo: qual formato escolher?

Escolha pelo trabalho que precisa fazer. Um editor de texto pode atender a propostas ocasionais. Uma planilha permite organizar fórmulas. Um gerador simplifica a montagem do PDF. Um aplicativo com histórico faz sentido quando você precisa acompanhar vários clientes. Nenhum formato substitui a revisão das informações ou garante que o cliente vai contratar.

Mensagem para enviar o orçamento pelo WhatsApp

Envie o arquivo acompanhado de contexto. Diga a qual pedido ele se refere, destaque o escopo e proponha uma ação simples. O cliente não deveria precisar adivinhar se deve aprovar, pedir uma visita ou apenas aguardar. Se houver mais de uma versão, identifique qual está sendo enviada e por que foi alterada.

Modelo para copiar: ‘Olá, [nome]! Conforme conversamos, segue o orçamento nº [número] para [serviço]. O total é R$ [valor], com [entregas principais] e execução prevista entre [datas]. Materiais e pagamento estão detalhados no documento. As condições valem por [prazo]. Você prefere aprovar esta versão ou esclarecer algum item antes?’

Se o cliente perguntou primeiro pelo valor, responda objetivamente antes de enviar o PDF. Não esconda o preço para obrigar a abertura de um link. Se ainda faltar informação para fechar a proposta, peça o dado necessário e explique como ele muda o cálculo. Para outros exemplos de abordagem, veja como enviar orçamento ao cliente pelo WhatsApp.

Como acompanhar a proposta e responder a um pedido de desconto

Combine o retorno no momento do envio: ‘Posso falar com você na quinta para esclarecer alguma dúvida?’ Isso cria uma referência sem transformar o acompanhamento em uma sequência de mensagens. Se não houver resposta, retome com uma pergunta útil sobre escopo ou prazo. Depois de uma recusa, respeite a decisão e registre o motivo informado.

Mensagem de retorno: ‘Olá, [nome]. Estou retomando o orçamento de [serviço], conforme combinamos. Ficou alguma dúvida sobre as entregas ou as datas? Se a necessidade mudou, posso avaliar outra opção e apresentar os itens antes de você decidir.’ Evite afirmar que a agenda está acabando ou que o preço vai subir se isso não for verdade.

Ao ouvir ‘ficou caro’, pergunte qual parte precisa ser ajustada. Você pode reduzir entregas, dividir o trabalho em etapas ou mudar um material, quando isso for adequado e estiver claramente combinado. Recalcule os custos antes de dar desconto. Compare propostas equivalentes: retirar uma atividade muda a oferta, e essa diferença precisa aparecer na nova versão.

No portal do Mandô, abertura e resposta ao documento ajudam a organizar o acompanhamento. Uma abertura não prova leitura completa, aceite ou pagamento. Confirme a decisão do cliente e confira o recebimento no banco. O objetivo do histórico é lembrar o próximo passo, e não transformar sinais de navegação em certeza de venda.

Depois do aceite: pagamento, execução e recibo

Uma confirmação organizada pode dizer: ‘Confirmamos o orçamento nº 018, versão 2, para os itens descritos no PDF enviado hoje, no total de R$ [valor], com execução e pagamento nas condições indicadas’. Se o cliente respondeu apenas a uma mensagem antiga, esclareça a versão antes de começar. Arquive o documento e a resposta juntos para recuperar o combinado durante o atendimento.

Guarde a versão aprovada e confirme as condições de início. Se houver pagamento por etapa, vincule cada valor à entrega correspondente. Com PIX, confira destinatário e valor, e confirme a entrada na sua própria conta antes de registrar o pagamento. No Mandô, essa confirmação é manual; o aplicativo não faz conciliação bancária automática.

O Mandô não cobra taxa sobre o recebimento feito com a sua chave PIX. Isso não significa que toda conta bancária ou operação seja isenta: o Banco Central prevê situações de tarifação. Depois de conferir o pagamento, emita o recibo pertinente. Orçamento, comprovante bancário, recibo e nota fiscal têm funções diferentes; siga as obrigações fiscais aplicáveis ao seu trabalho.

Erros que deixam o cliente sem informação para decidir

• Enviar apenas o total: discrimine os itens para mostrar o que compõe o preço.
• Reaproveitar dados antigos: revise cliente, endereço, quantidades e datas.
• Omitir materiais ou deslocamento: deixe previsto o que será fornecido e cobrado.
• Usar descrições genéricas: identifique o resultado e os limites do atendimento.
• Prometer prazo sem avaliar dependências: confirme acesso, insumos e agenda.
• Alterar o trabalho sem registrar: apresente uma nova versão para aprovação.

Checklist antes de enviar e próximo passo

Leia o documento como se você fosse o cliente. Os itens correspondem ao pedido? As unidades fazem sentido? Quantidades e valores somam o total? Materiais, datas e pagamento estão claros? Você consegue identificar o que não está incluído? Abra o PDF no celular e confira se o texto e a tabela são legíveis.

Para melhorar as próximas propostas, registre quantas foram enviadas, quantas tiveram resposta e quais foram aprovadas. Anote os motivos relatados pelo cliente, como prazo incompatível ou escopo diferente do esperado. Essa informação ajuda a ajustar o atendimento com evidências, sem presumir que toda recusa aconteceu por causa do preço.

Escolha um serviço real e aplique o modelo agora. Se precisa apenas do arquivo, o gerador público resolve essa etapa. Para continuar com histórico, link da proposta e organização de documentos, você pode criar uma conta no Mandô. O plano gratuito oferece 5 documentos no total, sem renovação mensal desse limite; confira as condições na página de planos.